Les clés pour optimiser la gestion du temps en entreprise

Dans un monde où tout se doit d'aller toujours plus vite, la gestion du temps est devenue une compétence essentielle dans le milieu professionnel. Savoir gérer son temps permet d'améliorer sa productivité, d'éviter les retards et d'alléger le stress lié au travail. Alors comment bien gérer son temps en entreprise ? Voici quelques conseils à mettre en pratique.
gérer son temps - formation essyca

Prendre soin de l’environnement de travail

Un espace de travail bien organisé favorise incontestablement la qualité de travail et permet de gagner du temps au quotidien. Il est donc primordial de porter une attention particulière à son environnement de travail. Pour ce faire :

  • Rangez régulièrement votre bureau : un espace de travail propre et ordonné représente maîtrise et organisation du temps.
  • Diffusez des éléments bénéfiques : Air frais, plantes vertes, lumière naturelle sont autant d’éléments qui influencent positivement le niveau d’énergie au travail.
  • Organisez les outils de travail : Classeurs, applications, fichiers… Assurez-vous d’avoir tous vos documents sous la main et faciles d’accès pour éviter de perdre du temps inutilement.

Prioriser les tâches et planifier les journées

Afin de ne pas se laisser submerger par les tâches à accomplir et de rester organisé, il est important de les prioriser et de planifier ses journées. Voici quelques méthodes pour y parvenir :

La méthode Eisenhower

Cette méthode consiste à classer les tâches en quatre catégories selon leur importance et leur urgence :

  1. Les tâches urgentes et importantes : à faire immédiatement.
  2. Les tâches importantes, mais non-urgentes : à planifier dans un délai précis.
  3. Les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer si possible.
  4. Les tâches non-urgentes et peu importantes : à éliminer ou reporter à une date ultérieure.

La technique Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à diviser son temps de travail en périodes de 25 minutes (appelées « Pomodoro ») entrecoupées de pauses. Ceci permet notamment de bien gérer son temps en se fixant des objectifs simples et atteignables. Une fois la période de travail terminée, prenez une pause de cinq minutes avant de relancer un autre cycle d’un autre « Pomodoro ». Au bout de quatre cycles, prenez une pause plus longue pour vous ressourcer.

Développer l’art de la délégation

Nul ne peut tout faire parfaitement et en même temps. Il est donc essentiel de savoir déléguer certaines tâches pour alléger sa charge de travail et mieux gérer son temps. Il faut trouver le juste milieu entre être trop exigeant et trop laxiste, et prendre en compte les forces et faiblesses de chacun. Pour bien déléguer :

  • Identifiez les tâches à déléguer : Concentrez-vous sur vos priorités et responsabilités essentielles, et déléguez les autres.
  • Sélectionnez le bon collaborateur : Identifiez les compétences de chaque membre de votre équipe pour leur confier les tâches appropriées.
  • Fixez des objectifs clairs : Définissez les attentes et les étapes de réalisation du travail délégué.
  • Accordez la confiance nécessaire : Bien que vous deviez suivre l’avancement du travail, il est primordial de respecter l’autonomie et de faire confiance à vos collaborateurs.

Comprendre ses rythmes et apprendre à se connaitre

Chacun a sa manière d’agir et de réagir face au temps qui s’écoule. Certaines personnes ont tendance à être plus productives en matinée, tandis que d’autres sont plus efficaces en fin de journée ou en début de soirée. Ainsi, il est important de connaître son propre rythme biologique pour optimiser sa gestion du temps. Voici quelques conseils pour mieux comprendre ce fonctionnement :

  • Observez-vous : Essayez de repérer les moments durant lesquels vous êtes le plus productif et concentrez-vous sur vos tâches prioritaires pendant ce laps de temps.
  • Prenez conscience de vos distractions : Identifiez les éléments qui provoquent des pertes de temps et tentez d’y remédier (par exemple : éteindre les notifications sur son téléphone).
  • Anticipez les imprévus : Bloquez du temps dans votre agenda pour les urgences et ajustements imprévisibles.

Ne pas laisser la messagerie électronique dicter sa journée

En entreprise, les emails sont souvent l’une des premières tâches que nous accomplissons le matin en arrivant au travail. Toutefois, il faut prendre garde à ne pas trop se disperser et adopter certaines habitudes pour mieux gérer cette activité :

  • Filtrer les emails : Triage visuel, suppression des messages indésirables ou sans intérêt avant de passer aux lectures plus approfondies.
  • Limiter le temps consacré aux emails : Adopter une légère discipline vous permettra de dégager du temps précieux pour d’autres travaux.
  • Grouper les réponses : Au lieu de répondre à chaque email immédiatement après l’avoir lu, attendez d’avoir plusieurs réponses à envoyer pour les regrouper.
  • Rationnaliser l’envoi d’emails : Réfléchissez avant de cliquer sur « Envoyer » ; pensez à recueillir toutes les informations nécessaires dans un seul e-mail afin de limiter les allers-retours inutiles et chronophages.
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Formation : Gestion du temps (manager) - 0H45 (ss)

45,00  TTC

Pour tous les collaborateurs, il est important de savoir gérer son temps. En effet, une bonne gestion du temps permet d'être plus productif, de réduire le stress et d'améliorer la satisfaction au travail.

Objectifs

À l'issue de ce module, les collaborateurs seront en mesure de :

  • Identifier les obstacles qui les empêchent de bien gérer leur temps
  • Mettre en place des techniques de gestion du temps efficaces
  • Optimiser leur temps de travail
  • Gérer le temps de leur équipe

Bénéfices

Ce module permettra aux collaborateurs de :

  • Être plus productifs
  • Réduire le stress
  • Améliorer la satisfaction au travail
  • Améliorer la communication et la collaboration

Public cible

Ce module s'adresse à tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique.

formation soft skills - gestion du temps collaborateur - essyca

Formation : Gestion du temps collaborateur - 1H30 (ss)

45,00  TTC

La gestion du temps est une compétence essentielle pour tout collaborateur qui souhaite être efficace et performant. Cette formation vous permettra d'apprendre les bases de la gestion du temps, de développer des techniques pratiques pour prioriser efficacement et d'encadrer les sollicitations externes.

OBJECTIFS

À l'issue de cette formation, vous serez en mesure de :

  • Apprendre les bases de la gestion du temps
  • Développer des techniques pratiques pour prioriser efficacement
  • Encadrer les sollicitations externes

BÉNÉFICES

Cette formation vous permettra de :

  • Gagner en productivité
  • Réduire le stress
  • Améliorer votre bien-être au travail

Cette formation est indispensable pour tout collaborateur qui souhaite améliorer sa gestion du temps.