Formation : Cartographier et fiabiliser ses flux pour réussir la transition vers la facturation électronique

Description

CARTOGRAPHIER ET FIABILISER SES FLUX POUR RÉUSSIR LA TRANSITION VERS LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

À l’approche de la généralisation de la facturation électronique, il est essentiel pour chaque entreprise d’identifier, structurer et fiabiliser ses flux de facturation et de paiement. Cette démarche constitue le préalable indispensable à toute décision technique, au choix d’un prestataire, et à la conformité avec la réforme pilotée par la DGFiP.

Dans le cadre de notre partenariat avec la PA Scribee, nous constatons que la cartographie claire des flux internes est un prérequis stratégique, même lorsque l’accompagnement technique est externalisé.

Cette formation vous permet de dresser un état des lieux structuré de vos flux, de sécuriser votre mise en conformité, d’anticiper les impacts opérationnels à venir, et d’éclairer vos choix d’outils et de partenaires.

Panorama de la réforme (module d’ouverture)

• Calendrier officiel et étapes clés (obligations de réception et d’émission, échéances par typologie d’entreprise)
• Principaux objectifs : lutte contre la fraude, automatisation de la TVA, digitalisation des processus
• Risques de non-conformité et sanctions éventuelles
• Présentation des acteurs : Plateforme Publique (PPF), Plateformes Agréées (PA), Opérateurs de Dématérialisation (OD)

OPTIONS DE FINANCEMENT

Prise en charge possible par OPCO.

DURÉE

1 journée (7 heures).

FORMAT

Présentiel ou distanciel.
Groupe de 4 à 10 participants.

LES AVANTAGES CLÉS DE CETTE FORMATION

• Conformité assurée : Préparez vos flux internes pour répondre aux exigences de la réforme DGFiP.
• Approche pragmatique : Ateliers collaboratifs, cartographie guidée et outils pratiques remis aux participants.
• Fiabilisation des données : Diagnostic et sécurisation des informations critiques (TVA, SIRET, IBAN, codes produits).
• Aide au choix technique : Grille de sélection pour identifier la Plateforme Agréée ou l’Opérateur adapté à vos besoins.
• Expertise opérationnelle : Formation animée par des spécialistes en conformité et transition digitale.

OBJECTIFS

• Identifier et cartographier l’ensemble des flux de facturation et de paiement (émission, réception, validation, encaissement)
• Fiabiliser les référentiels et la qualité des données critiques (SIREN/SIRET, TVA, IBAN, codes produits)
• Détecter les points de rupture ou de non-conformité dans les outils et les processus existants
• Comprendre les exigences réglementaires (formats, statuts, e-reporting, piste d’audit fiable)
• Préparer la sélection des partenaires techniques (PA, OD) et sécuriser les choix organisationnels
• Accompagner le changement et la montée en compétence des équipes métier

CONTENU PÉDAGOGIQUE

Matin (3,5h) – Cartographie des flux de facturation et de paiement

Objectif pédagogique : Recenser et structurer les flux existants, repérer les circuits et les outils mobilisés

Contenu :

• Diagnostic rapide de la qualité des référentiels (clients, fournisseurs, TVA, IBAN)
• Recensement des outils utilisés (ERP, CRM, Excel, logiciels métiers, GED, etc.)
• Typologie des documents et canaux de transmission (PDF, EDI, papier, mails…)
• Classement des factures achats et ventes par type de client (BtoB, BtoC, étranger, administration), volumétrie
• Analyse des parcours et responsabilités : qui saisit ? qui valide ? où sont stockées les données ?
• Identification des circuits de validation, des points de ressaisie ou des ruptures
• Sensibilisation à la traçabilité et à la piste d’audit fiable

Méthodes pédagogiques :

• Ateliers collaboratifs
• Cartes heuristiques guidées
• Fiches de repérage des flux
• Grille d’auto-diagnostic qualité des données

Livrable pédagogique : Ébauche de cartographie personnalisée (flux entrants et sortants)

Après-midi (3,5h) – Préparer la conformité et les choix techniques

Objectif pédagogique : Identifier les exigences de la réforme et leurs impacts sur les flux identifiés

Contenu :

• Exigences de la réforme : formats attendus, structuration des données, cycle de vie de la facture
• Données sensibles et obligatoires à fiabiliser
• Interopérabilité attendue entre outils (CRM, ERP, GED, PA)
• Enjeux de sécurité, archivage, traçabilité, preuve de paiement
• Définir les priorités d’adaptation : zones de risque, outils à faire évoluer, process à renforcer
• Statut Vie de la Facture (suivi des encaissements, rapprochement)
• Module “Aide à la sélection de la Plateforme Agréée” : critères, points de vigilance, réversibilité, SLA
• Checklist conformité à remettre en fin de session

Méthodes pédagogiques :

• Étude de cas simplifiée
• Travail guidé à partir d’un référentiel de conformité
• Autoévaluation de maturité
• Quiz de validation des acquis

Livrable pédagogique : Grille de recommandations opérationnelles pour préparer la réforme

MODALITÉS ET DÉLAI D’ACCÈS

Session organisée sur demande. Délai moyen de mise en place : 15 jours à compter de la validation.

BOÎTE À OUTILS PÉDAGOGIQUES

• Fiches modèles de cartographie de flux.
• Tableaux de classification clients/fournisseurs.
• Guide de repérage des données critiques.
• Grille d’auto-diagnostic qualité des données.
• Recommandations techniques de préparation à la réforme.
• Checklist de sélection PA/OD.
• Quiz d’évaluation finale.

MODALITÉS D’ÉVALUATION

• Évaluation par mise en situation.
• Quiz final et auto-positionnement en fin de journée.
• Remise d’un certificat de réalisation.

PUBLIC

• Responsables comptables et administratifs.
• DAF, dirigeants de PME/TPE.
• Responsables IT/DSI impliqués dans la transition vers la facturation électronique.

PRÉREQUIS

Bonne connaissance des outils internes de gestion et de facturation utilisés dans l’entreprise.

ACCESSIBILITÉ

La formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Pour tout besoin spécifique, contactez notre référente handicap :
Marie JOBERT – marie.jobert@essyca.com

POURQUOI CHOISIR CETTE FORMATION ?

• Pour poser des bases solides avant toute décision technique
• Pour fiabiliser ses circuits internes dans une optique de conformité et de performance
• Pour sécuriser les données et les pratiques dès aujourd’hui
• Pour faire les bons choix de partenaires et maximiser la valeur ajoutée de votre future solution de facturation électronique
• Pour anticiper sereinement la réforme, limiter les risques de non-conformité, et garantir la réussite de votre transition digitale

N’hésitez pas à nous solliciter pour toute adaptation ou besoin spécifique. Notre équipe vous accompagne pas à pas dans la réussite de votre projet de facturation électronique.